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Grenzen der
Genauigkeit? |
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Einige un-praktische Gedanken
über Buchführung |
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Öko-Text |
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10 |
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Stand 1.9.2001 (1995) |
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(München: Verband Deutscher Buchhalter 1996) |
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1. Kostenschätzung in die Zukunft: Grenzen der
Genauigkeit
2. Buchführung über die Vergangenheit: Genauigkeit
ohne Grenzen?
3. Genaue Buchführung als Vorbeugung gegen Schmarotzer
4. Ungenaue Buchführung - aber auf präziser
Grundlage
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1. Kostenschätzung in die Zukunft: Grenzen der Genauigkeit |
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Kostenschätzung und Kostenvoranschlag mit begrenzter Genauigkeit |
Daß eine Kostenschätzung
nur ein gewisses Maß an Genauigkeit haben muß, ist allgemein anerkannt. Die
absolute Genauigkeit hängt ab von der Größe des Vorhabens, dessen Kosten geschätzt
werden, die relative Genauigkeit vom Zweck der Schätzung. Ein Kostenvoranschlag
ist im allgemeinen genauer als eine Kostenschätzung, weil auch
verbindlicher. Dennoch muß man schmunzeln, wenn ein Unternehmer einen Kostenvoranschlag
bei einer Größenordnung von Tausenden von Mark auf den Pfennig genau auswirft.
Jedem ist bekannt, daß man
die Zukunft nicht bis in die Einzelheiten vorhersehen kann und daß deshalb Kostenschätzungen
und Kostenvoranschläge in die Zukunft hinein nur relativ genau
sein können. Außerdem ist bekannt, daß jede Kostenschätzung selbst Zeit und
Arbeit, damit Kosten verursacht. Den Vorteilen durch die Steigerung der
Genauigkeit einer Schätzung stehen also die entsprechenden Kosten
gegenüber. Wenn die Kosten für ein Vorhaben und für die Schätzung aus einer
Hand bezahlt werden, dann wird die Genauigkeit der Schätzung nicht bis in
den unwirtschaftlichen Bereich vorangetrieben werden. |
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Optimale Genauigkeit kann nicht genau bestimmt werden ... |
Um aber die optimale
Genauigkeit für eine Kostenschätzung zu bestimmen, bräuchte man eine
eigene Schätzung, die selbst wiederum Kosten verursachen würde. Auch diese
Kosten zweiter Stufe könnte man in einer Kostenschätzung zweiter Stufe
bestimmen. Klar, daß man dieses Spiel beliebig weitertreiben könnte. Die
Kosten für eine immer genauere Schätzung auf immer höherer Stufe könnten
eventuell sogar größer gemacht werden als die Kosten für das Vorhaben
selbst. Ergebnis: Schätzung von Kosten kann selbst Kosten verändern.
Folglich: |
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o Es ist nicht sinnvoll, die Genauigkeit einer Kostenschätzung
über einen gewissen Grad hinaus zu treiben; der optimale Genauigkeitsgrad
kann nicht genau bestimmt werden. |
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Pragmatische Genauigkeit durch Probieren über
längere Zeiträume |
In der Praxis behilft man sich
mit einem Spielraum von vielleicht 10%, setzt vielleicht 10% "für
Unvorhergesehenes" ein. Nur wenn im Einzelfall im Konkurrenzfeld die
Genauigkeit zum Engpaß wird, versucht man genauer zu schätzen. Man tastet
sich also letztlich durch blindes Probieren im Rahmen von längerfristig
gesammelten Erfahrungswerten an das relative Genauigkeits-Optimum für
Schätzungen auf einem bestimmten Gebiet heran. |
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... mit entsprechendem Risiko |
Damit entsteht aber ein handfestes
Risiko. Das ganze abschätzende System haftet letztlich "mit Haut und
Haar" für die Brauchbarkeit der Schätzung. |
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Größere Genauigkeit durch Untersuchung vieler vergleichbarer Fälle |
Dennoch ist es denkbar, die Genauigkeit
von Kostenschätzungen auch unter Berücksichtigung der Schätzungskosten
selbst zu steigern und zwar durch wissenschaftliche Untersuchungen einer
Vielzahl von Schätzungen in einem vergleichbaren Milieu, samt den Verknüpfungen
zwischen den Einflußfaktoren. Schätzungen werden untersucht; Vergleiche
werden angestellt zwischen Schätzung und später eingetretener Kostenrealität;
Zeit- und Mittelaufwand für Kostenschätzungen werden untersucht; Schätz-Befragungen
und Schätz-Experimente werden durchgeführt, Durchschnitte und Richtwerte
gebildet. |
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Wissenschaftliche Untersuchungen von größeren Verbänden getragen |
Nun würden solche
wissenschaftliche Untersuchungen über die optimale Genauigkeit von Kostenschätzungen
selbst erhebliche Kosten verursachen, die ein einzelner Schätzer nie aufbringen
könnte und wollte. Dennoch könnte es im längerfristigen Interesse einer
Vielzahl von Kostenschätzern liegen, zumindest für ihr Fachgebiet eine Theorie
der Kostenschätzung zur Verfügung zu haben, auf die sie bei der Entscheidung
über die anzustrebende oder zu duldende Schwankungsbreite von Kostenschätzungen
zurückgreifen könnten. Eine entsprechende Untersuchung könnte also dann
zu einer vertretbaren Ausgabe für einen Branchenverband oder eine ganze
Volkswirtschaft werden, wenn die Vorteile durch das Vorliegen einer
solchen Untersuchung die Nachteile immer wiederholter Fehlschätzung plus
die Kosten für eine solche Untersuchung plus die Kosten für die Vermittlung
der Ergebnisse übersteigen. o Die letzte Genauigkeit von Kostenschätzungen kann nicht
erreicht werden durch noch genaueres Unter-die-Lupe-Nehmen des
Einzelfalls, sondern durch Überlagern vieler Bilder von Kostenschätzungen zu
einem in den Konturen zwar unscharfen, in seinen Proportionen aber
sicheren und exakten Gesamtbild. |
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2. Buchführung über die Vergangenheit: Genauigkeit
ohne Grenzen? |
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Kann Buchführung von Kostenschätzung lernen? |
Sicherlich gibt es solche
Untersuchungen über Kostenschätzungen schon längst. Bei Unternehmen und
Institutionen, die immer wieder Kosten schätzen müssen, werden auch
wissenschaftliche Ergebnisse berücksichtigt. Das entspricht etwa der
Anwendung der Fehlertheorie im Vermessungswesen. Die hier aufgeworfene,
weiterführende Frage ist jedoch: o Läßt sich von der Kostenschätzung in die Zukunft hinein etwas lernen
für die Buchführung über die Vergangenheit? Gibt es eine optimale Genauigkeit
in der Buchführung, die von der maximalen Genauigkeit verschieden ist? |
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Prinzipieller Unterschied: Über Vergangenes gibt es Dokumente, über Zukünftiges
nicht |
Nun wird man gleich einwenden
können: Für die Vergangenheit gibt es Dokumente, für die Zukunft nicht.
Es ist nachprüfbar, was auf den Preis-Etiketten oder Quittungen steht, was
für Waren im Einkaufsnetz liegen, was für Geld im Geldbeutel ist. So ist also
zumindest im Grundsatz eine pfenniggenaue Buchführung möglich, auch bei
den größten Unternehmen. Darauf haben die Aktionäre einen Anspruch, und
außerdem ist es gesetzlich vorgeschrieben. Allerdings gibt es Leute, die
fühlen sich durch die pfenniggenaue Abrechnung von großen Unternehmen
an "Phantasy-Art" mit überirdisch klarer Luft, übergroßem
Horizont und leicht übertriebenen Farben und Formen erinnert. |
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Auch in die Vergangenheit hinein kann die
Genauigkeit nicht unbegrenzt hoch sein |
Die Genauigkeit der
buchhalterischen "Voraussagen in die Vergangenheit" scheint
tatsächlich nicht immer beliebig hoch zu sein, zumindest nicht in einem begrenzten
Kostenrahmen für diese "Voraus"sagen. Wenn die Vergangenheit
weit genug entfernt ist, wird das jeder einsehen. Eine Abrechnung für den
Bau der Pyramiden oder der chinesischen Mauer - so etwas dürfte heute erhebliche
Schwierigkeiten machen, auch wenn im Prinzip jede damalige Entscheidung
ihre Spuren auf der Erde, also "Dokumente" hinterlassen hat. Für
eine Vergangenheit, die uns näher ist, wird das aber oft noch nicht entsprechend
gesehen. Wo ist die Grenze? Es gibt eine grundsätzliche
Überlegung, warum die Buchführung über die Vergangenheit nicht beliebig
genau sein kann: Alle Dokumente über die Vergangenheit sind materielle
Gegenstände: Geld, Quittungen, geschriebene oder gedruckte Ziffern auf
Papier oder Folgen von Ja/Nein-Impulsen in einem Magnetspeicher. |
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Dokumente sind materielle Gegenstände - und damit
der materiellen Unordnung ausgeliefert |
o Überall, wo Materie im Spiel ist, überall, wo unter Umsatz von
Energie Dokumente erstellt, gesammelt, gelagert, kopiert und ausgewertet werden,
da ist zumindest die materielle Ungenauigkeit, ist Schwund, Schmutz und
Unordnung im Spiel. Geld und Quittungen können
verlorengehen; der Verlust kann übersehen werden; Quittungen können vernichtet
oder gefälscht werden. Eine Ziffer kann so undeutlich geschrieben sein, daß
sie mit einer anderen verwechselt werden kann. Ein Bit im Magnetspeicher
kann sich durch einen winzigen elektromagnetischen Impuls umpolen. Auf
vielfältige Weise kann Wissen verloren gehen - und je länger Dokumente
lagern, je öfter Wissen umgesetzt wird, desto wahrscheinlicher ist das.
"Irgendwann ist jeder Datenspeicher leer" - das ist eine andere
Form des Satzes, daß es kein Perpetuum mobile, also keine Maschine geben
kann, die ewig ohne Reibung läuft. |
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Winzige Fehler können sich bis zu erheblichen
Fehlern überlagern |
Wenn aber winzigste
Fehler auftreten können, dann können sie sich auch überlagern zu winzigen
Fehlern. Winzige Fehler können sich gelegentlich zu kleinen Fehlern,
diese selten auch zu größeren und diese noch seltener zu erheblichen
Fehlern überlagern. Zwei Fehler können sich sogar zufällig gegenseitig
in einer lokalen Bilanz kompensieren; erst in einem anderen Zusammenhang
können diese Fehler als Fehler wirksam werden. Der Zusammenhang, in dem ein
Fehler aufgedeckt werden kann, kann klein sein. Er kann aber auch größer
sein; er kann im Extrem so groß sein, daß der Fehler ohne enormen Aufwand nie
mehr aufgedeckt werden kann. |
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Jede Wissenschaft hat ihre Fehlertheorie ... |
Es gibt also Erfahrungen mit
Fehlern in der Buchführung, ähnlich wie mit Fehlern bei Kostenschätzungen
oder bei naturwissenschaftlichen Messungen. Und es gibt auch Erfahrungen mit
der Suche nach Fehlern und der Steigerung der Genauigkeit von Buchführung,
ähnlich wie es Erfahrungen gibt mit der Fehlerbewältigung in anderen Bereichen.
Es gib auch Erfahrungen mit den Zeitkosten des Kampfes um die Genauigkeit;
es gibt das Stöhnen über die Schwierigkeiten, Bilanzen stimmig zu machen.
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... auch Buchführung |
Vielleicht könnte tatsächlich
etwas von der Kostenschätzung für die Buchführung gelernt werden? Vielleicht
könnte das Stöhnen durch bewußte, systematisch untermauerte Ungenauigkeit
ersetzt werden, ähnlich wie wir es vorhin für die Kostenschätzung skizziert
haben? Könnte vielleicht auch in der Buchführung insgesamt eine höhere Genauigkeit
erreicht werden, wenn man sich auf ein theoretisches Modell stützt, das die
Begrenzung der Genauigkeit in einem größeren Rahmen begründen kann, wie es
auch in den Naturwissenschaften üblich ist? Suchen wir nach den
wesentlichen Unterschieden und Gemeinsamkeiten zwischen Kostenschätzung
und Buchführung: |
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Kostenschätzung: |
Buchführung: |
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- Zukunft |
- Vergangenheit |
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- Voraussage |
- Bilanz |
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- keine Dokumente |
- unvollständige Dokumente |
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- Schätzgenauigkeit |
- Buchführungsgenauigkeit |
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Buchführung als Kostenschätzung in die Vergangenheit? |
Kostenschätzung und
Buchführung unterliegen beide als physikalische Vorgänge den
Gesetzmäßigkeiten der Physik, insbesondere den Gesetzen von der Erhaltung und
gleichzeitig Zerstreuung der Energie. Aus diesen physikalischen
Rahmenbedingungen müßte sich letztlich die Theorie der Fehler in
Kostenschätzung und Buchführung herleiten. Wenn es der wesentliche
Unterschied ist zwischen Kostenschätzung und Buchführung, daß die eine in
die Zukunft schaut, die andere in die Vergangenheit, dann müßten sich
ähnliche Grundzüge herausstellen, wie sich wohl bei näherer Betrachtung
zwischen Geschichtsschreibung und Zukunftsforschung Ähnlichkeiten
aufspüren lassen. Lücken in den Dokumenten über die Vergangenheit dürften mit
ähnlichen Methoden überbrückt werden wie das Fehlen von Dokumenten über die
Zukunft. Allerdings dürfte die prinzipiell erreichbare Genauigkeit bei der
Erforschung der Vergangenheit durch Buchführung oder Geschichtsschreibung
um mindestens eine Größenordnung höher liegen als die Genauigkeit der
Erforschung von Zukunft durch Kostenschätzung oder Science fiction, die ohne
Dokumente auskommen müssen. |
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als
Vorbeugung gegen Schmarotzer |
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"Ganz schön und
gut",
könnte man einwenden - "Buchführung ist aber doch keine reine
Wissenschaft, nicht nur Modellbau über Erkanntes. Sich zu mokieren über
pfenniggenaue Abrechnung bei großen Summen geht am Wesen der Buchführung
vorbei. Buchführung hat nämlich auch eine pragmatische Seite, und
die ist die eigentliche Grundlage dafür, daß es sie überhaupt gibt. Von daher
muß auch die Frage nach der Genauigkeit beantwortet werden". |
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Buchführung "dichtet Lecks" ... |
Buchführung ist also auch
mit dem ständig erneuerten Dichten eines Schiff gegen Lecks zu vergleichen, in dem nicht
nur der Buchhalter, sondern die ganze Gesellschaft sitzt. Es käme tatsächlich
nicht auf den einzelnen Pfennig an, genausowenig wie auf ein paar ins
Schiff eindringende Wassertropfen. Aber jeder Pfennigfehler ist mit einem
kleinen Riß in der Schiffswand vergleichbar. Und wenn man kleine Risse
zuläßt, dann können die sich ausweiten und schließlich zu größeren Rissen
führen - es bleibt nicht bei Tropfen - zum Schluß geht das Schiff unter.
Wenn auf die Pfenniggenauigkeit der Buchführung verzichtet würde, dann
würden sich in kürzester Zeit die Gauner, auch unter den Buchhaltern
selber, bedienen. Es kam doch schon vor, daß Bankbuchhalter sich per
Software aus den Pfennig-Bruchteilen bereichert haben, die der Computer bei
der Berechnung auf- bzw. abrundet! Auf dem Papier war der Fehler nicht zu
merken, ähnlich wie bei einer raffinierten optischen Täuschung. Aber im
Computer, da wurden winzigste Beträge abgezweigt und gesammelt und überwiesen;
in der Summe ging es um spürbare Geldbeträge - das ist der Paradefall von
Schmarotzertum. Wenn man - in einem anderen Beispiel - auf die Fahrscheinkontrollen
verzichten würde, dann würden sehr bald fast alle Leute schwarzfahren. |
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... und beugt gegen Schmarotzer vor |
o Die größtmögliche Genauigkeit in der Buchführung ist also
Vorbeugung gegen Schmarotzer. Das heißt: Wer nur mit der
Lupe die scheinbare Absurdität der Pfennigsuche betrachtet, wird der Funktion
der Buchführungs-Genauigkeit im größeren Rahmen nicht gerecht. Wenn Buchführungs-Genauigkeit
gelockert würde, würden sich die Schmarotzer lawinenartig vermehren; das
ist die jahrtausendealte Erfahrung. Die Kosten für die Ermittlung eines
Pfennigfehlers spielen gar keine Rolle gegenüber den Kosten, die entstehen
würden, wenn sich irgendwo ein Gauner, und dann schließlich alle Gauner
darauf verlassen könnten, daß der Pfennigfehler nicht aufgestöbert wird.
"Wer dem Teufel den kleinen Finger gibt, dem nimmt er die ganze
Hand." |
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Vorbeugung ist billiger als Schadensbeseitigung |
Und selbst die leicht sadistische
Komponente beim Kontrollieren der Buchführung, etwa durch das Finanzamt,
könnte - im pragmatischen Rahmen betrachtet - ihren Sinn haben. Die
Verteilung der Kontrolle auf mehrere Leute kann als "Gewaltenteilung"
im Kleinen betrachtet werden. Der Bezahler der Rechnung kontrolliert den
beauftragten Kostenschätzer, das Finanzamt den Buchhalter, ähnlich wie
der Architekt den Maurer, der Kapitän den Steuermann. Das kleine Leid, das
durch die Kontrolle erzeugt wird, verschwindet gegenüber dem großen Leid,
das durch diese Kontrolle bei allen, letztlich auch den Buchhaltern, verhindert
wird. Die Brandmauer kostet weniger als das ganze Wohnhaus; die ständige,
mühselige Dichtung der Lecks kostet weniger als der Untergang des ganzen
Schiffs; die Vorbeugung gegen Infektion mit Krankheitskeimen durch präzise
Hygiene kostet weniger als das Kurieren der Krankheit. Wir haben also ein
starkes, geradezu medizinisches Argument für eine sehr genaue Buchführung.
Da aber auch die Hygiene, die
gegen Schmarotzer eingesetzt wird, Kosten verursacht, würden durch den
Gesichtspunkt der vorbeugenden Hygiene gegen Schmarotzer die Grenzen der
optimalen Genauigkeit zwar weit an die maximale Genauigkeit heranrücken, aber
nicht unbedingt völlig damit zusammenfallen. o Wenn auch im medizinischen Bereich die maximale Hygiene nicht
gleichzeitig die optimale Hygiene ist, dann auch nicht im Bereich der
Buchführung. |
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Aber: Auch Hygiene ist nicht umsonst; das Maximum
ist nicht das Optimum |
Sogar das Finanzamt läßt
den Steuerzahler zu seinen Gunsten auf ganze Mark auf- bzw. abrunden, um Rechenaufwand
einzusparen. Das geht, wenn der Gesamtfehler, der durch das Auf- oder Abrunden
entsteht, in Grenzen bleibt, wie bei einer Steuererklärung, die nur eine
begrenzte Reihe von Posten enthält. Es geht in anderen Gebieten nicht
ohne weiteres, nämlich wenn eine solche Regelung eine unabsehbar lange
Kette von betrügerischen Auf- bzw. Abrundungen möglich machen würde und
damit den Schmarotzern entgegenkommen würde. Wo aber
Buchführungs-Genauigkeit im einzelnen die Grenzen des Sinnvollen findet, wo
auch die Durchschnittswerte als Grundlage von Schätzungen liegen, das müßte
sich aus einer ausgearbeiteten Theorie der Kosten der Genauigkeit und der
Verluste und Risiken durch Ungenauigkeit ergeben, die auch die hygienische
Funktion der Buchführungs-Genauigkeit einbezieht. |
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aber auf präziser Grundlage |
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Vielleicht einmal Wahlmöglichkeit ... |
Auf einer solchen
wissenschaftlichen Grundlage müßte es sogar möglich sein, eine Wahlmöglichkeit
einzuführen: Hohe Buchführungsgenauigkeit könnte belohnt werden;
geringere Genauigkeit könnte akzeptiert, aber mit einem Malus versehen werden,
ähnlich wie sofortige Zahlung mit einem Rabatt belohnt werden kann. So etwas
ist schon jetzt dadurch vorgezeichnet, daß man, wenn man keine Buchführung
vorweist, vom Finanzamt einfach nach Erfahrungswerten eingeschätzt wird.
Das könnte zum Prinzip verallgemeinert werden: o Es könnte eine ganze Skala von zulässigen Buchführungs-Genauigkeiten
geben. |
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... unter mehreren Buchführungs-Genauigkeiten?
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Wer genau abrechnen will -
bittesehr; damit kann er den maximalen Genauigkeits-Bonus haben. Wer weniger
genau abrechnen will, der muß sich den ergänzenden Schätzungen stellen, und
verliert damit Punkte - aber vielleicht freiwillig, denn er möchte sich den
Ärger mit Buchführung in Grenzen halten. Es gibt ja auch Miniaturenmaler und
Freskenmaler, und beide können gleich gut sein. Auf jeder Stufe der Buchführungs-Genauigkeit
könnte das Einvernehmen zwischen den Partnern, etwa zwischen Finanzamt und
Unternehmen, hergestellt werden. |
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... also auch Platz für systematisches Schlampen? |
o Auch in der Buchführung könnte mit System und im besten Einvernehmen
mit Vater Staat geschlampt werden - allerdings nicht ganz kostenlos und
deshalb bestimmt nicht grenzenlos ... |
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